東京エレクトロンデバイス様は、「商社機能」と「メーカー機能」をあわせ持ち、技術・製品・サービスを提供する企業様です。お客様により確かなサービスを提供するため、Duoを導入して製品の変更通知や販売終了通知の管理を行っております。

今回はDuoをご導入いただくまでの経緯や導入後の効果について、IT企画部の山本さん、環境品質管理部の佐藤さん・渡邊さん、東日本第一営業部の上條さんにお伺いしました。

| 旧システムの運用では営業が本来の業務に集中しづらい状況があった

――Duoを導入した背景や、当時のPCN／PDN業務の課題を教えてください。

渡邊さん：以前のシステムは約十年前に開発されたこともあり、運用をしている中で、いくつかの課題がありました。

例えば、次の三点です。

１．全体的な対応状況がわかりにくい

メーカーからPCNを受領した後に各顧客に通知を行うのですが、その進捗状況を確認するにはシステム上で個別に検索を掛けたり、Excelデータをダウンロードして編集したりと、全体的な対応状況を把握するまでに手間がかかることが課題でした。

２．担当者がわかりにくい

弊社では、営業担当が顧客に通知を行っております。以前のシステムでも各顧客の営業担当者マスタを設定していたのですが、マスタ情報の管理が難しく、担当者が正しくないケースがありました。例えば、既に退職した営業の名前が残っている、ということなどです。

営業担当者はメーカー名と該当する顧客名を見れば、自分の担当を見分けることができますが、管理者が進捗確認をする際に誰に聞けばよいか分からないことがありました。

３．不要な作業が発生していた

以前のシステムでは、PCNを登録すると、そのメーカーの製品を販売する全ての営業担当者にメールが配信される仕組みになっていました。

営業は、メールが届く度に「自分の顧客に販売している製品が対象となっているか」を確認しておりましたが、対象ではない事が多々ありました。営業が本来の業務に集中できるようにするため、この様な不要な作業を減らしたいという思いがありました。

| 導入までの納期・費用面などを総合的に判断

――ありがとうございます。Duo以外の製品は、何か検討されましたか？

山本さん：従来使っていたシステムのリプレイスという選択肢もありました。ただ、PCN業務はエレクトロニクス商社の中では一般的な業務なので、製品として販売されていないかは調べました。

しかしDuo以外に「PCN専用」というシステムは見つかりませんでした。そういった状況の中で、既にTaktを導入していたこともありDuoが検討製品となったという流れです。

――既存システムのリプレイスか、Duoの二択ということですね。既存システムを改修して使い続ける選択もあったと思いますが、最終的にDuoを選んだ決め手は何でしょうか？

山本さん：先ほど渡邊が申し上げた課題を解消できるかという観点で比較した結果、Duoを使うのが好ましいだろうという結論になりました。

それ以外の理由ですと、当社一社の業務に合わせたシステムを独自に構築するより、他商社様の要望も組み込まれたパッケージを使う方が、よりよい運用を行えるのではという期待がありました。

佐藤さん：納期や費用面も決め手のポイントでした。冒頭の課題は、私たち管理部門側・営業側の双方に手間が発生していたので、今すぐにでも解消したいという思いがありました。特に営業にはできるだけ本来業務に集中して欲しかったので。

価格面も当社でスクラッチ開発するよりも安く抑えられる点が魅力でした。

環境品質管理部の佐藤さん

| PCNに掛ける工数を削減し、営業が本来業務に集中しやすい環境に

――実際にDuoを導入してみて、先ほどの課題に変化はありましたか？

渡邊さん：三点とも無事に解決することができています。

まず一点目の対応状況の分かりづらさについては、TOP画面で進捗状況が「見える化」されています。組織がツリー状に表示されており、それぞれの組織の進捗状況を赤と緑の二色で表しているため、Duoに入ればすぐに状況が分かる様になりました。

 これまではExcelをダウンロードして、データを加工し、メールベースで状況の共有をしていたのですが、その様な作業が無くなりました。Duoを見れば誰でも状況が分かるようになったというのは非常に良かったと思います。

二点目の担当者が分かりづらいという点ですが、Duo上でも簡単にマスタ情報を更新できますし、Taktともマスタ連携しているのでタイムリーな担当者情報を表示できるようになりました。

山本さん：以前のシステムでもマスタ更新できましたが、状況によっては、前担当と現担当と複数人混在してしまうようなケースがありました。現在はそのようなことはないため、適切な担当に振り分けられています。

渡邊さん：最後に、三点目の不要な確認作業についてです。TOP画面の組織ツリーは担当者レベルで表示することができ、更に各担当者が処理をしなければならないPCNだけが表示されています。このため、以前の様に営業はメールが届いたら自分が担当する顧客に通知するPCNかどうかを確認する作業は無くなりました。

――ありがとうございます。上條さんは営業担当として実際にDuoを使っていただいていますが、導入して良かった点はございますか？

上條さん：渡邊から管理者側として「見える化ができて良かった」という話がありましたが、ユーザーの立場からも未処理の案件がどの程度あるかが一目で分かるのはとても助かっていますね。

営業活動の合間でPCN対応を行っているため、時間が空くと対応途中だったPCNの状況がすぐに思い出せないことがあります。Duoを見ればどのような状況だったかがすぐに思い出せるので「記憶やメールを辿って再確認する」という無駄な作業は減りましたね。

東日本第一営業部の上條さん

| 導入以前は想定していなかったメリットも

――お役に立てている点があって良かったです。他に何か導入して良かった点はありますでしょうか？

佐藤さん：「ログを取れる」というのは、一つ大きなメリットですね。各担当がどのような処理をしているかや、傾向が見えるのがすごく良かったです。

――具体的にどのようなログを見られているのですか？

佐藤さん：社内ルールで「PCN通知の受領後1週間以内にアクションする」と決められているのですが、これができているかが一目で分かります。件数についても簡単に分かるので、分析や次の対策を打つところに時間を避けるようになりました。

過去のシステムでやろうとしても恐らくできなかったと思います。

山本さん：メーカーから発行されるPCN/PDNが管理でき、お客様への通知状況も管理でき、両方備わっているのが便利ですよね。それ以外にはアラート機能（※1）も便利な機能だと思います。ステータスによってコントロールでき、対応漏れ防止という観点で有効かと思います。

他には、他商社売上実績取込（※2）の機能も便利じゃないですか？

上條さん：そうですね、もし取り込まなければ自分で1件ずつExcelで確認しなければいけませんので大変です。見逃して通知が漏れるというリスクも減らせると思います。

※1.PCN/PDN品のステータスなどに応じてメール送信する機能。東京エレクトロンデバイス様では通知完了した顧客には送信しないようになっていますが、どのステータス・経過日数 or 〆切前日数などのタイミングでメールを飛ばすかを細かく設定することができます。

※2.他の代理店から商権を移管された際に、前商社の売上データをDuo内に取り込む機能。取り込んだ売上に対してもPCN対象かのチェックを行うので、通知漏れを防ぐことができます。

――今後の期待やご要望などありましたら教えてください。

山本さん：選定理由の際にも申し上げましたが、他商社様の要望や提案なども盛り込んで、バージョンアップしていって欲しいなと思っています。

佐藤さん：挙げるとすれば、もう少しダッシュボードのような視覚化された機能を増やして欲しいですね。例えば先ほどのログの話ですと、一覧が出るだけでなく視覚的に対応遅れがどの程度あったかがわかると、「見える化」という観点でもより良くなるのではないかと思います。

上條さん：未処理の案件を調べる際に一覧を表示する画面があるのですが、その項目に今の状況を示すステータスや、自分でメモした備考が見えていると分かりやすいのかなと思います。もちろん明細まで見れば状況は分かるのですが、一度明細に入ると、また戻らないといけなくなるので…

一覧の画面でどのような進捗だったか、細かい内容も分かるようになるといいなと思います。

佐藤さん：一覧でどの項目を表示するかは、テクノフォーさんとも相談して決めましたが、ユーザーが表示して欲しい項目を全ては反映できていないかもしれないですね。

――ありがとうございます。表示項目については悩ましい課題ですが、ベストの形を引き続き検討させていただきたいと思います。本日はお話聞かせていただきありがとうございました！